Dicas Despesas

São os gastos que um condomínio tem classificados como ordinários e extraordinários, conforme conceituação e divisão dos arts. 22 e 23 da Lei nº 8.245/91 (Lei do Inquilinato).

ORDINÁRIAS

As despesas ordinárias são as consideradas rotineiras e necessárias ao funcionamento e manutenção do condomínio, as quais são pagas pelos condôminos e, em havendo locação, pelos inquilinos:

PESSOAL

• Salários

• Férias

• 13º salário

• Rescisões contratuais de trabalho

ENCARGOS SOCIAIS

• INSS

• FGTS

• PIS

• INSS de contribuintes individuais (antigos autônomos)

CONSUMO

• Água

• Energia elétrica das áreas comuns

• Gás

• Telefone de uso exclusivo do condomínio

MANUTENÇÃO E CONSERVAÇÃO

• Elevadores

• Bombas

• Portões automáticos

• Interfones

• Piscina

• Jardim

• Antena coletiva

• Recarga de extintores

• Lavagem das caixas d´àgua e gordura

• Desinsetização das áreas comuns

ADMINISTRATIVAS

• Impressos, cópias e correio

• Isenção do síndico

• Despesas bancárias

• CPMF

• Honorários administrativos

MATERIAIS

• Materiais de limpeza e Higiene

• Uniformes

* EPIs – Equipamentos de Proteção Individual

SEGURO

• Apólice de Seguro

EXTRAORDINÁRIAS

Despesas extraordinárias são os gastos imprevistos ou destinados com benfeitorias, ambos nas áreas de uso comum:

EMERGÊNCIA

• Vazamentos

• Desentupimentos das prumadas

• Substituição de bombas d’água

• Troca ou substituição de equipamentos

BENFEITORIAS

• Reformas (garagem, piscinas etc.)

• Aquisição de equipamentos (academia de ginástica, central telefônica etc.)

FUNDO DE RESERVA

Pode ser provisionado, no orçamento, uma arrecadação destinada a constituir um fundo de reserva na forma prevista na Convenção.

A constituição do fundo de reserva é de responsabilidade do proprietário da unidade. Caso haja necessidade de reposição total ou parcial do fundo de reserva, devido à utilização no custeio ou complementação das despesas ordinárias do condomínio, a responsabilidade é do inquilino, salvo se referente a período anterior ao início da locação.

O fundo de reserva deve ser fixado quando da aprovação do orçamento, estabelecido de acordo com a Convenção Condominial, geralmente fixado entre 5% e 10% da arrecadação mensal.

O síndico deve fazer aplicação financeira em nome do condomínio, com aprovação do conselho consultivo ou da assembléia geral para maior segurança. A utilização do fundo de reserva necessita da aprovação dos condôminos reunidos em assembléia.

O síndico poderá utilizar esse fundo para pagamento de despesas emergenciais, não previstas no orçamento. Nesse caso, é aconselhável dar ciência aos Conselheiros e ratificar a sua utilização, na próxima assembléia geral do condomínio.

DOCUMENTOS E OBRIGAÇÕES DO CONDOMÍNIO

São diversos os documentos existentes no condomínio. O prazo de guarda dos documentos administrativos, fiscais e bancários é de 10 (dez) anos, já que este é o prazo prescricional para a cobrança das

dívidas do condomínio regularmente aprovadas, nos termos do art. 205 do novo Código Civil. Quanto às demais modalidades de documentos, caberá ao síndico observar o prazo de guarda exigido por lei, caso a caso. Livros recomendados:

• Livro de atas das assembléias;

• Livro de reclamações e sugestões;

• Livro de registro de empregados;

* Livro de inspeção do trabalho;

Esses livros devem apresentar termos de abertura e de encerramento, assinados e rubricados.

DECLARAÇÃO DE IMPOSTO DE RENDA DO CONDOMÍNIO

O condomínio não é considerado pessoa jurídica, sendo dispensada a declaração de imposto de renda.

CADASTRO NACIONAL DAS PESSOAS JURÍDICAS - CNPJ

De acordo com a Instrução Normativa da Secretaria da Receita Federal Nº. 87, de 84, os condomínios que auferirem rendimentos de capital ou que pagarem rendimentos sujeitos a retenção na fonte estão obrigados à inscrição no CNPJ, apresentando os seguintes documentos:

• Convenção do condomínio registrada em cartório;

• Ata da assembléia que elegeu o síndico;

• Ficha de Inscrição Cadastral - FIC, que pode ser adquirida em papelaria;

• Cópia do CPF do responsável (síndico) que assinar a FIC.

Dar entrada da FIC, devidamente preenchida, em agência da Receita Federal na jurisdição à qual pertence o condomínio.

A Receita Federal disponibiliza em seu site (ver endereço no final deste manual) o Programa de Auto-Regularização de Situação Fiscal – PAR, por meio do qual os condomínios podem normalizar sua situação perante o fisco e obter a liberação de cartões do CNPJ, dentre outros serviços.

O candidato a síndico não poderá possuir pendência ou irregularidades junto a Receita Federal, pois isso inviabilizará a obtenção ou regularização do CNPJ.

CADASTRO DE CONTRIBUINTES DO MUNICÍPIO - CCM – Consultar a legislação do seu Município para verificar a obrigatoriedade do cadastro ou não do condomínio junto à Prefeitura local.

Usualmente tal obrigação não existe. Como exemplo na Cidade de São Paulo os condomínios não são obrigados a se inscrever no CCM.

Todavia, ao contratar um prestador de serviços deverá verificar se ele é inscrito na prefeitura CCM, pois, não sendo, o condomínio terá de recolher o Imposto Sobre Serviços – ISS sobre o valor cobrado pelos serviços prestados (o condomínio não precisa ser inscrito no CCM para efetuar o recolhimento).

DEMONSTRATIVO FINANCEIRO MENSAL

Terminado o mês, a administradora (ou o síndico) comumente apresenta um demonstrativo financeiro de contas detalhado, referente ao mês anterior. Todos os documentos comprobatórios deverão ter o visto do síndico e a pasta deverá ser analisada pelos membros do conselho.

A pasta conterá também informações sobre quotas em atraso, multas recebidas, saldos bancários, saldos em poupança e aplicações, posição do Fundo de Reserva, da conta benfeitorias, etc.

Um resumo, de no máximo duas folhas, poderá ser enviado a cada condômino.

SECOVI - SP