Dicas Assembléia Geral

Assembléia geral é o foro deliberativo onde os principais temas de interesse do condomínio devem ser discutidos para tomada de decisões.

Todos os condôminos devem ser convocados para a assembléia, sob pena de nulidade.

O síndico deve realizar assembléias cumprindo o que determina a lei, no entanto, tornando-as atrativas. Para tanto, aqui vão algumas “dicas”:

• Planeje e discuta com o Conselho Fiscal e administradora sobre o conteúdo da assembléia;

• Divulgue-a exaustivamente e procure obter o compromisso da presença dos condôminos;

• Tenha sempre em mãos a Convenção e o Regimento Interno para eventuais consultas;

• Conduza a reunião de modo a não se desviar dos assuntos pautados;

• Exponha com clareza os assuntos da pauta e procure ouvir várias opiniões antes de colocá-los em votação.

Existem dois tipos de assembléias: geral ordinária - AGO e a geral extraordinária - AGE.

ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA – O art 1.350 do novo Código Civil obriga a realização, pelo menos uma vez por ano, da assembléia geral ordinária – AGO, na qual devem ser objeto de deliberação (1) a aprovação do orçamento das despesas, (2) os valores das contribuições dos condôminos, (3) a prestação de contas e, eventualmente, (4) a eleição do síndico e a alteração do Regimento Interno.

ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA - A assembléia geral extraordinária - AGE serve para tratar assuntos de interesse do condomínio, não previstos na AGO. Serão realizadas sempre que a ocasião assim o exigir, especialmente quando o tema não puder aguardar a realização da AGO para decisão.

Pode ser deliberado numa AGE o rateio de despesas extras, obras, benfeitorias, modificação da Convenção e quaisquer assuntos de interesse geral e imediato do condomínio.

Para a convocação de uma assembléia geral (AGO ou AGE) deve ser feito edital constando data, horário, local da reunião, ordem do dia e um resumo da matéria a ser deliberada. O prazo para convocação é o previsto na Convenção do condomínio; caso a mesma seja omissa, aconselha-se um prazo de 10 (dez) dias de antecedência.

Ao término da reunião, deve ser elaborada uma ata e colhidas assinaturas do presidente e do secretário. Se não for possível no mesmo dia, faça-a logo no dia seguinte. Não deixe decorrer muito tempo entre a reunião e a lavratura da ata.

É possível fazer constar do edital de convocação um item relativo a assuntos gerais do condomínio. Porém em tal item nada poderá ser alvo de decisão ou deliberação, servindo apenas para apresentação de sugestões, reclamações ou relatos de fatos havidos, de pouca repercussão.

ELEMENTOS ESSENCIAIS DA ATA

• Dia, mês, ano e hora da assembléia, por extenso;

• Local da Assembléia;

• Lista de presença com o número do apartamento e assinatura dos condôminos presentes;

• Presidência dos trabalhos;

• Pessoa que secretariou os trabalhos;

• Ordem do dia;

• Deliberações;

• Encerramento;

• Assinatura do presidente e do secretário.

O síndico deverá mandar a todos os condôminos cópia da ata ou comunicação que resuma o deliberado na assembléia.

É interessante estipular algumas datas para reuniões de síndico, subsíndico e conselho para avaliação permanente do condomínio, sem poder deliberativo.

Tais reuniões podem ser abertas à paticipação dos condôminos, que se tiverem queixas, problemas ou sugestões, podem centralizá-los nessas ocasiões. Ou ainda, anotando num livro de reclamações e sugestões, com a indicação dos fatos ocorridos, o nome do condômino e o número de sua unidade, aliviando a carga do síndico em contatos diários, muitas vezes para tratar de assuntos nem sempre urgentes (irrelevantes e que podem comprometer as AGO ou AGE).

PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

Todo o condomínio deve ter uma previsão orçamentária, ou seja, quanto pretende gastar com cada elemento ou item de despesa.

O síndico tem obrigações quanto à previsão orçamentária, devendo planejar o orçamento, analisando as despesas e receitas do período anterior, e apresentando a previsão discussão e aprovação em assembléia geral.

Com base na previsão orçamentária é feito o rateio das quotas condominiais.

Em seguida, emitem-se os boletos e controlam-se os pagamentos.

ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

• Tome por base as despesas reais de meses anteriores;

• Atualize os valores conforme a inflação. O Secovi publica mensalmente na Revista Secovi Condomínio e em seu portal (www.secovi.com.br) o ICON - Índice de Custos Condominiais - que analisa a variação dos mesmos e é um excelente parâmetro para a correção por ser o único índice de custos do setor;

• Troque informações com síndicos de prédios vizinhos, preferencialmente do mesmo porte do seu;

• Se a proposta for elaborada pela administradora, peça-a cinco dias antes da assembléia para examiná-la atentamente;

• Apresente e discuta a proposta previamente com os conselheiros;

• Provisione uma verba entre 5% e 10% para despesas diversas e imprevistas;

• Preveja uma margem de segurança suficiente para que o caixa não fique negativo em virtude de pequenas flutuações na economia e na arrecadação;

• Se possível, faça planilhas comparativas, ou seja, coleta de três orçamentos, de diferentes empresas, para a realização de determinada obra ou serviço;

• Lembramos que ao efetuar uma previsão orçamentária é preciso levar em consideração o SPB – Sistema de Pagamentos Brasileiro – que exige o saldo disponível na conta corrente, caso contrário o banco não efetuará o pagamento;

• Inclua o percentual de inadimplência, afinal não é possível contar com o pagamento total;

• Como decorrência da gestão dos valores previstos no orçamento, o síndico assume o dever de prestar contas à assembléia (art. 1.348, VIII, do novo Código Civil), anualmente ou quando a postura for exigida por, no mínimo, ¼ (um quarto) dos condôminos quites, por meio de abaixo-assinado (art. 1.350, § 1°, e 1.355 do novo Código Civil);

• A prestação das contas se dá em assembléia geral e sua aprovação ocorre pela obtenção da representatividade de praxe, a saber, maioria simples dos presentes em segunda chamada, nos termos dos arts. 1.352 e 1.353 do novo Código Civil;

• Desde que prestadas e aprovadas em assembléia, as contas passam a ter presunção relativa de regularidade, equivalendo a uma quitação conferida à gestão desempenhada pelo síndico. Sendo presunção relativa, comporta rediscussão apenas pela via judicial, em que não poderá ser analisado o mérito das contas, mas sim a presença de alguma irregularidade formal ou de vícios dos atos jurídicos que quiçá tenham, de algum modo, acoimado a sua aprovação (dolo, erro, simulação, coação, falsidade documental, fraude - arts. 138 e seguintes do novo Código Civil).

SECOVI - SP